ب) مقدﻣﻪﺍی ﺑﺮ ﻃﺒﻘﻪﺑﻨﺪی ﻭ ﺿﺮﻭﺭﺕ ﺁﻥ

طبقه بندی روشی برای سازماندهی داده های مربوط به عناصر تشکیل دهنده یک سازمان با ترتیبی منطقی ونظام گرا می‌باشد که در آن اطلاعات بر اساس شباهت ها و تفاوت هایشان از هم جدا و تفکیک می‌شوند (کاظمی، ۱۳۸۹).

ﻃﺒﻘﻪﺑﻨﺪی، ﻓﺮﺁﻳﻨﺪ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﺍﻋﻀﺎی ﻳﻚ ﺟﻤﻌﻴﺖ ﺑـﻪ ﮔﺮﻭه های ﻣﺨﺘﻠﻒ ﻣﻲ ﺑﺎﺷﺪ، ﺑـﻪ ﮔﻮﻧﻪﺍی ﻛﻪ ﺩﺭ ﻫﺮ ﮔﺮﻭﻩ، ﺍﻋﻀﺎﻳﻲ ﺑﺎ ﻣﺸﺨﺼﺎﺕ ﻣﺸﺎﺑﻪ ﻗﺮﺍﺭ ﻣﻲ ﮔﻴﺮﻧﺪ. ﻋﻤﻞ ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪی ﭘﺲ ﺍﺯ ﺍینکه ﺩﺭ ﺳﻄﺢ ﻛﻼﻥ ﺍﻧﺠﺎﻡ ﺷﺪ، ﺑﺎﺯ ﻫﻢ ﺍﺩﺍﻣﻪ ﻣﻲﻳﺎﺑﺪ ﻭ ﻫﺮ ﻳﻚ ﺍﺯ ‌گروه‌های ﻣﻮﺟﻮﺩﻳﺖﻫﺎ، ﺑﻪ ﺯﻳﺮ ﮔﺮﻭﻩﻫﺎی ﻛﻮﭼﻜﺘﺮی ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻣﻲ ﺷﻮﻧﺪ، ﺯﻳﺮ گروه ها ﺭﺍ ﻧﻴﺰ ﻣﻲ ﺗﻮﺍﻥ ﺑـﻪ ﺑﺨﺶ ﻫﺎی ﻛﻮﭼﻜﺘﺮی ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻛﺮﺩ (ﻛﻪ ﻫﺮ ﻳﻚ ﺍﺯ ﺁﻧﻬﺎ ﺭﺍ ﺩﺳﺘﻪ ﻣﻲ ﻧﺎﻣﻴﻢ). ﺩﺭ ﺻﻮﺭﺕ ﻟﺰﻭﻡ ﻫﺮ ﺩﺳﺘﻪ ﻧﻴﺰ ﺑﻪ ﺑﺨﺶ ﻫﺎﻳﻲ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻣﻲ ﮔﺮﺩﺩ. ﻫﺮ ﻳﻚ ﺍﺯ ﺍﻳﻦ ﻣﺮﺍﺣﻞ ﺗﻘﺴﻴﻢﺑﻨﺪی ﺭﺍ ﻳﻚ ﺳﻄﺢ ﻣﻲﻧﺎﻣﻴﻢ. ﺑﻪﻃﻮﺭ ﻛﻠﻲ ﺍﻫﺪﺍﻑ ﻭ ﻛﺎﺭﻛﺮﺩﻫﺎی ﺍﺳﺎﺳﻲ ﻃﺒﻘﻪﺑﻨﺪیﻫﺎ ﺑﻪ ﺷﺮﺡ ﺫﻳﻞ ﻣﻲﺑﺎﺷﻨﺪ^[۱۰۶]:

• • ﻗﺮﺍﺭ ﺩﺍﺩﻥ ﺍﻗﻼﻡ ﻭ موجودی ها ﺩﺭ ﺩﺳﺘﻪﻫﺎی ﻛﻨﺘﺮﻝ ﭘﺬﻳﺮ

• • ﺍﻳﺠﺎﺩ ﺳﺮﻋﺖ ﺩﺭ ﺑﺎﺯﻳﺎﺑﻲ ﻭ ﺍﻧﺘﻘﺎﻝ ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ

• • ﺁﻣﺎﺩﻩﺳﺎﺯی ﺳﺎﺧﺘﺎﺭ ﻃﺒﻘﻪﺑﻨﺪی ﺑﺮﺍی ﻛﺪﮔﺬﺍﺭی ﻛﺎﻻﻫﺎ

• ﻧﻈﺎﻡ ﺩﺍﺩﻥ ﺑﻪ ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ ﺑﺮﺍی ﻣﻘﺎﻳﺴﻪ ﺩﺭﺳﺖ ﺁﻧﻬﺎ

ﺑﻄﻮﺭ ﻛﻠﻲ ﻣﻲﺗﻮﺍﻥ ﮔﻔﺖ: ﻫﺪﻑ ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪی، ﻓﺮﺍﻫﻢ ﻛﺮﺩﻥ ﺍﺑﺰﺍﺭی ﺑﺮﺍی ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﺍﻃﻼﻋﺎﺕ، ﺗﺴﻬﻴﻞ ﺩﺭ ﻋﻤﻠﻴﺎﺕ ﻟﺠﺴﺘﻴﻚ ﻭ ﺍﻓﺰﺍﻳﺶ ﻛﺎﺭﺍﻳﻲ ﻭ ﺑﻬﺮﻩﻭﺭی ﻣﻲﺑﺎﺷﺪ. ﺩﺭ ﻣﻮﺭﺩ ﺿﺮﻭﺭﺕ ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪی ﺑﺎﻳﺪ ﮔﻔﺖ، ﺯﻣﺎﻧﻲ ﻛﻪ ﺗﻨﻮﻉ ﻣﻮﺟﻮﺩﻳﺖﻫﺎ ﺑﺴﻴﺎﺭ ﺯﻳﺎﺩ ﺑﺎﺷﺪ، فعالیت های ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﺍﻣﻮﺭ ﺑﻪ ﺻﻮﺭﺕ ﻣﺴﺘﻘﻞ ﺧﻴﻠﻲ ﻣﺸﻜﻞ ﻣﻲ ﮔﺮﺩﺩ. ﺩﺭ ﺍﻳﻦ ﺣﺎﻟﺖ ﺑﺮﺍی ﻛﻨﺘﺮﻝ ﺑﻬﺘﺮ ﻭ ﻣﻄﻠﻮﺑﺘﺮ موجودیت ها، ﺁﻧﻬﺎ ﺭﺍ ﺑﻪ ﺩﺳﺘﻪ ﻫﺎﻳﻲ ﺗﻘﺴﻴﻢ ﻣﻲﻛﻨﻨﺪ ﺗﺎ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ موجودیت های ﻣﺸﺎﺑﻪ ﺭﺍ ﺗﺨﺼﺼﻲ ﻧﻤﺎﻳﻨﺪ. ﻣﻘﺪﻣﺔ ﺍﻳﻦ ﻛﺎﺭ ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪی ﻣﻮﺟﻮﺩﻳﺖﻫﺎ ﺍﺳﺖ ﻛﻪ ﺗﺴﻬﻴﻼﺕ ﻻﺯﻡ ﺭﺍ ﺑﺮﺍی ﺗﺨﺼﺼﻲ ﻛﺮﺩﻥ ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ‌گروه‌های ﻣﺸﺎﺑﻪ ﻛﺎﻻ ﻓﺮﺍﻫﻢ ﻣﻲﻛﻨﺪ؛ ﺍﻟﺒﺘﻪ، ﺍﻳﻦ ﺑﺪﺍﻥ ﻣﻌﻨﺎ ﻧﻴﺴﺖ ﻛﻪ ﻃﺒﻘﻪ ﺑﻨﺪی، ﺳﺎﺧﺘﺎﺭ ﺳﺎﺯﻣﺎﻧﻲ ﻳﻚ ﻣﺆﺳﺴﻪ ﺭﺍ ﺗﺤﺖ ﺗﺄﺛﻴﺮ ﻗﺮﺍﺭ ﻣﻲ ﺩﻫﺪ؛ ﺑﻠﻜﻪ ﺑﺎ ﻛﻨﺎﺭ ﻫﻢ ﻗﺮﺍﺭﺩﺍﺩﻥ موجودیت های ﻣﺸﺎﺑﻪ، ﺯﻣﻴﻨﺔ ﺗﺨﺼﺼﻲ ﺧﻮﺑﻲ ﺑﺮﺍی ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﺁﻧﻬﺎ ﺭﺍ ﻓﺮﺍﻫﻢ ﻣﺘﺪﺍﻭﻝ ﻣﻲﻧﻤﺎﻳﺪ (‌غلام زاده، ۱۳۷۷).

آشنایی با طبقه بندی و استاندارد کالا در صنایع نفت

احداث، توسعه و تکمیل واحدهای صنعتی با سرمایه گذاری های کلان برای تولید، ایجاد کار و کسب درآمد و در نهایت رونق اقتصادی صورت می‌گیرد. این سالم ترین فعالیت اقتصادی در صورتی مفید است که واحد صنعتی با ظرفیت کامل و بدون وقفه کار کند. ادامه تولید واحدهای صنعتی علاوه بر به کارگیری و نگهداشت صحیح، مستلزم تدارکات منظم و برنامه ریزی شده مواد اولیه، قطعات یدکی^[۱۰۷] ماشین آلات و دستگاه‌ها و لوازم مورد نیاز است. بارها مشاهده شده است که برخی از شرکت ها و یا کارخانه‌ها تولیدی، بعلت کمبود کالا یا نداشتن قطعات یدکی برای ماشین آلات، تولیدشان کاهش و یا به طور کلی متوقف گردیده و متحمل زیان بسیار شده اند.

برای جلوگیری از این گونه زیان ها، باید کالا یا قطعات یدکی مورد نیاز به مقدار مناسب در دسترس قرار داشته باشد. تدارک مطلوب کالا نیاز به طبقه بندی منطقی اقلام و استفاده از سیستم های کامپیوتری را الزامی می‌کند. برای واحدهای تولیدی که تهیه کالا از بازار در زمان مورد نیاز برایشان میسر نیست، به کارگیری و استفاده از انبار گزینه مناسبی است اما واحدهای تولیدی که دسترسی بموقع به منابع تهیه کالا را دارا می‌باشند نیز به انبار نیاز دارند، البته انبار در این واحد مجازی است (محل فیزیکی کالا در محوطه واحد صنعتی قرار ندارد). در هر حال چه انبار واقعی باشد و چه مجازی، طبقه بندی کالا و استفاده از سیستم های کامپیوتری تدارکات الزامی است.

فرایند تهیه و تدارکات مواد اولیه، لوازم مصرفی و قطعات یدکی مورد نیاز باید طی یک برنامه منظم و به صورت یک مجموعه یکپارچه و همگون صورت پذیرد. صنعت نفت به تبعیت از این نیاز اقدام به طبقه بندی و به کارگیری سیستم های کامپیوتری در انبارهای عملیاتی نموده است. برای طبقه بندی کالاها با بهره گرفتن از سیستم طبقه بندی شرکت شل^[۱۰۸] هلند از روش طبقه بندی معروف به MESC و برای کنترل کالای انبارها از سیستمی تحت عنوان: “سیستم پیوسته و یکنواخت تدارکات و امور کالای وزارت نفت” که توسط کارشناسان وزارت نفت طراحی و ایجاد شده است، استفاده می شود (روابط عمومی شرکت پشتیبانی ساخت و تهیه کالای نفت، ۱۳۸۹).

اهمیت صنعت نفت خصوصاً نقش حساس و تعیین کننده آن در نظام اقتصادی کشور بر کسی پوشیده نیست. در این راستا جلوگیری از رکود و یا وقفه در عملیات روزمره، نگهداری مؤثر و ایمن دستگاه‌ها و تجهیزات واحدها و همچنین انجام پروژه ها و برنامه های از قبل پیش‌بینی شده، لزوم تهیه و تامین کالای مورد نیاز و به موقع را در ابعاد وسیع توجیه می‌کند. بدین جهت بایستی کالاها با برنامه ریزی های قبلی و کنترل های لازم تامین شده تا در موقع نیاز صنعت با کمبود کالا و در نتیجه خسارت های جبران ناپذیر مواجه نگشته و از سویی با جلوگیری از خرید بی رویه از انباشت سرمایه جلوگیری نماید.

با توجه به گستردگی انبارهای موجود در سطح صنعت نفت (نفت، پالایش و پخش، گاز و پتروشیمی) و به منظور حصول اطمینان از اجرای صحیح عملیات و نیز انجام به موقع صدها پروژه راهبردی نیاز به یک سیستم جامع بود که بتواند کل مجموعه را تحت پوشش قرار دهد و میلیاردها دلار کالای موجود را تحت نظم و کنترل درآورده، به علاوه از خریدهای بی رویه جلوگیری نموده و در نهایت چرخه تدارکات کالا را سهل و آسان کند. همچنین این قابلیت فراهم گردد که انبارهای صنایع نفت بتوانند از امکانات مازاد سایر انبارها نیز بهره مند گشته و هزینه های نگهداشت کالا را به حداقل برسانند ‌بنابرین‏، “سیستم پیوسته و یکنواخت تدارکات و امورکالا” در صنعت نفت طراحی و مستقر گردید (فتحی، نوری، ۱۳۹۳).

نقش مدیریت خرید و تدارکات (لجستیک) در سازمان های “بازرگانی- صنعتی”

در واقع موضوع خرید، حمل و نقل، انبار کردن و ذخیره کردن، نگهداری صحیح کالاها در انبار، توزیع به موقع آن ها و ارائه خدمات مناسب، از مهمترین تخصص های مدیریت است و تحت عنوان “مدیریت تدارکات^[۱۰۹]” یا “لجستیک” مطرح می شود.

لجستیک یک واژه نظامی است و موضوع لجستیک به ارتش ها و واحدهای نظامی مربوط می شود. لجستیک وارد ادبیات مدیریت شده است و بهترین معادل های آن در فارسی واژه های “تدارکات” و “پشتیبانی” است.

بخش تدارکاتی سازمان در پیش‌بینی و تهیه و تامین نیازمندی های سازمان وظیفه مهمی برعهده دارد و باید مراقب و آماده باشد که مواد، کالاها، وسایل و تجهیزات مورد نیاز به اندازه کافی و با کیفیت مناسب در انبارها برای رفع نیازهای واحدهای مختلف سازمان موجود باشد. در عین حال لازم است از تدارکات کالاهای غیرضروری که منجر به صرف هزینه است خودداری شود و کالاها همواره با نوع عملیات و نیازهای سازمان متناسب باشد (کاظمی، ۱۳۸۹).

اهمیت مدیریت خرید^[۱۱۰] در افزایش سوددهی و اجتناب از زیان های احتمالی مؤسسات و شرکت ها بر هیچ فردی پوشیده نیست، مسلماً اگر مدیریت خرید در تامین اقلام از منابع معتبر، با کیفیت مطلوب، در زمان مناسب، با گارانتی و خدمات پس از فروش مناسب و با لحاظ نمودن سایر پارامترهای مهم اقدام به خرید کالا نمایند، سود بنگاه های اقتصادی خصوصی و دولتی تضمین شده خواهد بود و در غیر این صورت خطرات احتمالی زیادی را برای این گونه مؤسسات در بر خواهد داشت.